Hay una paradoja que, a simple vista, parece no tener salida y con la que muchos equipos de revenue conviven a diario: disponen de más datos y herramientas que nunca, pero viven con mayor presión operativa y dependencia de decisiones individuales. Cómo estructurar y escalar el criterio revenue dentro de un hotel empieza a tomar forma como una vía real para abordar esta situación.

Es decir, convertir la estrategia y la lógica de decisión de los hoteles en procesos y reglas que puedan aplicarse de forma consistente primero mediante metodología y luego automatizable a través de tecnología. Lejos de sustituir el criterio humano, este modelo busca precisamente lo contrario: preservarlo, compartirlo y hacerlo escalable dentro de la organización con beneficios indirectos que además veremos más adelante.

De la intuición individual a la inteligencia compartida

Durante años, gran parte de las decisiones de revenue han dependido de la experiencia de una única persona o en el mejor de los casos, de un pequeño equipo. Sin duda este conocimiento experto es extremadamente valioso, esta situación también genera riesgos operativos: dependencia excesiva, dificultad para transmitir criterios al resto del equipo, estrategia sin documentar o identificar y  decisiones difíciles de replicar.

Cuando esto ocurre, los hoteles suelen observar beneficios cómo:

• Decisiones más consistentes y basadas en datos
• Reducción del trabajo manual y del estrés operativo
• Mayor autonomía del equipo para explorar proyecciones y hacer lecturas de datos más incisivas como segmentos y comportamientos, estacionalidad por tipologías, rentabilidad por canales de venta entre otros.
• Rentabilidad más sólida y sostenible

A raíz de la reciente charla de nuestra directora comercial, Carolina Bobes —“Cómo dejar de pasarse la pelota de la automatización”↗— y del gran interés que ha generado, desarrollamos este artículo para profundizar en «cómo estructurar y escalar el criterio revenue dentro de un hotel».

La estructura en la que se presentó originalmente partía de una infografía sencilla, donde se recogen cuatro pasos clave para perder el miedo a automatizar. Llegar hasta aquí no es casualidad: es el resultado de una planificación detallada como la que desarrolla nuestro equipo y que desgranamos más abajo y que permite seguir los pasos con decisión.

5 pasos para digitalizar el criterio en revenue

Este proceso no comienza con la tecnología, sino mucho antes con la estrategia. Carmen Sánchez, Responsable de Experiencia de Usuario nos explica que ha mapeado gracias a su experiencia con usuarios de Dataria Revenue Technology que la digitalización del criterio en revenue suele desarrollarse en cinco etapas clave.

1. Empieza por la estrategia, no por el software

Antes de bucear en la amplia oferta de herramientas, es fundamental definir el rumbo del hotel. Esto implica establecer objetivos claros de revenue y rentabilidad en números concretos y posteriormente identificar los indicadores clave (KPIs) que acompañen el control y seguimiento de la efectividad de los ajustes llevados a cabo para alcanzar estos objetivos definidos.

Estos aspectos, objetivos y KPIS a trackear y hacer seguimiento se recomiendan estén recogidos en un documento estilo ROADMAP donde se pueda ver además del paso a paso en la selección, adquisición e implantación tecnológica sino en el orden que se realizar. 

Un esquema aproximado para este roadmap tecnológico claro y accionable podría ser:

• Qué objetivos tenemos como organización en cuánto a Revenue 
• Qué problema específico queremos resolver o atender en este contexto
• A qué criterios deben responder las soluciones que valoremos
• Qué herramientas se incorporan (y cuáles dejan de tener sentido)
• En qué orden las vamos a implementar y la temporalidad
• Que otros recursos necesitamos para hacer estos ajustes tecnológicos

Por ejemplo, un hotel urbano detecta que su rentabilidad está limitada por una alta dependencia de OTAs y decisiones de pricing poco ágiles, por lo que define como objetivo aumentar su ADR un 10% y reducir el coste de distribución en 3 puntos en 9 meses. A partir de ahí, establece KPIs como RevPAR, coste de adquisición y mix de canales, y diseña un roadmap tecnológico donde identifica qué necesita incorporar (un RMS para optimizar precios, un BI para ganar visibilidad y un rate shopper para entender su posicionamiento), en qué orden implementarlo y qué impacto espera medir en cada fase.

2. Define el ecosistema tecnológico adecuado

Una vez clara la estrategia, el siguiente paso es revisar las herramientas que la harán posible. Gracias al ROADMAP, podremos filtrar cada proveedor tecnológico bajo los criterios de selección que hemos construido.

En esta fase, además se analiza el ecosistema actual de distribución y pricing del hotel, identificando dónde la automatización puede aportar valor y cómo las funcionalidades de sistemas como RMS, herramientas de Business Intelligence o Rate Shopper pueden trabajar de forma coordinada. En este punto ya no solo es preseleccionar proveedores recomendables, sino hacer el ejercicio inverso bajo las siguientes preguntas: 

• ¿Qué tarea rutinaria consume una cantidad de tiempo descompensado comparado con el valor que suma al equipo? 
• ¿Es una tarea manual, repetitiva y poco variable en el tiempo?
• ¿Depende de una sola persona para ejecutarse correctamente?
• ¿Se basa en recopilar o cruzar datos más que en analizarlos?
• ¿Existe ya una funcionalidad en el stack actual que podría automatizarla, pero no se está utilizando?
• ¿Su resultado podría obtenerse en tiempo real en lugar de de forma manual y diferida?
• ¿Existen funcionalidades en los sistemas ya existentes del ecosistema tecnológico que las gestionen o disponible en el mercado?

El objetivo no es añadir más tecnología, sino construir un stack coherente que respalde el horizonte tecnológico y a su vez, la estrategia del hotel.

3. Convierte el criterio en reglas operativas

Es importante aclarar que en este punto no hablamos de la estrategia general de revenue tecnológico del hotel, sino de los criterios detrás de la política de precios y de segmentación, que es un componente clave para cumplir los objetivos generales planteados en el punto 1.

Paso intermedio: Identificar y concretar la estrategia antes de digitalizarla

No se puede automatizar eficazmente aquello que no se ha definido o identificado previamente: los objetivos de ADR, RevPAR, estrategia de distribución o mix de canales actúan como guía para cada decisión posterior. Para identificar esta estrategia puedes analizar tu operativa por medio de un cuestionario para entender cómo tomas decisiones en cuanto a estacionalidad, segmentación y tipo de demanda y umbrales, reglas internas y uso de datos históricos, por citar alguno de ellos.

Una vez claros estos parámetros, la estrategia puede convertirse en operación: reaccionar ante cambios de demanda, ajustar precios según la posición competitiva o priorizar determinados segmentos de forma dinámica. 

Es en este punto donde se produce el verdadero encuentro entre tecnología y personas: 

Los algoritmos construidos gracias a reglas (conjunto de condiciones y acciones consecuentes) ejecutan la política de precios, mientras que el control y la interpretación siguen en manos del hotelero, asegurando que cada decisión esté alineada con los objetivos generales de la organización. Una vez identificada esta política de precios —por ejemplo, cómo ajustar tarifas según temporada, eventos o cambios en la demanda—, se traduce en reglas operativas que puedan ejecutarse mediante la tecnología:

• Cómo reaccionar automáticamente ante cambios de demanda o estacionalidad.
• Qué descuentos o promociones aplicar según segmento o periodo.
• Cómo priorizar determinados canales de venta según la estrategia de distribución.

El roadmap tecnológico acompaña esta transición, marcando qué herramientas incorporar, en qué orden y cómo integrarlas, pero nunca reemplaza la lógica de decisión, sino que la amplifica y la hace escalable.

4. Alinea y forma al equipo

La tecnología por sí sola no garantiza resultados. Para que la digitalización funcione, es necesario que todo el equipo comprenda el “por qué” de la estrategia, del roadmap y comparta los mismos criterios de decisión. Esto implica mejorar la comunicación entre revenue, ventas y dirección, y trabajar con los mismos datos y objetivos.

Así también, una vez evaluamos el nivel de digitalización del equipo e identificamos, por ejemplo, falta de formación en ciertas habilidades, es esperable plantear una propuesta o programa formativo basado en talleres, cursos o inmersiones entre equipos para solventar estas necesidaes.

Cuando el equipo entiende la lógica del sistema, la tecnología se convierte en un apoyo, no en una caja negra.

5. Crear un ciclo continuo de evaluación: Una tecnología que se adapta a cada hotel

La estrategia de revenue nunca es estática. Por ello, los hoteles necesitan establecer un ritmo de revisión constante: seguimiento de KPIs, análisis de desviaciones y ajustes periódicos de las reglas según la evolución del mercado.

La digitalización facilita este proceso mediante informes automáticos, alertas y una visión más clara del rendimiento, reduciendo la dependencia de la intuición individual.

En última instancia, digitalizar el criterio no significa estandarizar la estrategia. Cada hotel tiene un posicionamiento, un mercado, un equipo y unos objetivos diferentes. Por esto, hemos experimentado una evolución de las soluciones tecnológicas más avanzadas hacia modelos flexibles y configurables, con módulos adaptables y reglas personalizadas para adaptarse fácilmente a la operativa revenue de cada equipo.

El objetivo final no es que todos los hoteles trabajen igual, sino que cada uno pueda trasladar su propio criterio estratégico al entorno digital sin perder su identidad ni su control sobre la toma de decisiones y éste a su vez funcione de forma dinámica según el cambio que puedan experimentar variables como ajustes en el compset, fluctuación de demanda, estacionalidad y nuevos segmentos emergentes.

Para más información, desde Dataria al estar centrados en la experiencia de los usuarios, nuestro equipo responsable puede guiarte en unos primeros pasos a través de una demo. Puedes agendarla aquí.